Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows und der eRechnung

Gemeinsam mit der Firma Axians Infoma GmbH wird in der Stadtverwaltung der Lutherstadt Eisleben der elektronischer Rechnungsworkflow eingeführt und verwaltungsweit umgesetzt. Dazu fand am 06.04.2020 ein weiterer Workshop mit Vertretern der Sachgebiete Kämmerei, EDV und Organisation statt. In Zeiten der Corona-Pandemie wurde per Telefonkonferenz und Fernwartung mit dem städtischen Softwareanbieter an der technischen und fachlichen Einrichtung der elektronischen Rechnungsverarbeitung gefeilt.

Das Projekt „Rechnungsworkflow“ beinhaltet:
- das Scannen der Rechnungen,
- Empfang und automatische Verarbeitung von sogenannten ERechnungen
- Kontierung von Belegen im Rechnungsworkflow,
- Buchung der Belege im Finanzsystem
- Ablage der Dokumente.

Das Projekt ermöglicht so die papierlose Bearbeitung von Posteingangs- und Ausgangsrechnungen. Außerdem ist die Verwaltung nunmehr in der Lage, rein elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Im ersten Schritt erfolgte die Ist-Aufnahme der derzeitigen Rechnungsbearbeitungsprozesse in den einzelnen Sachgebieten.
Das darauf aufbauende Konzept wurde durch die Organisationsabteilung erstellt. Auf dieser guten Basis konnte der eigentliche Rechnungsworkflow in kürzester Zeit durch die Axians Infoma GmbH und der Stadtverwaltung konfiguriert werden. Nahezu 80% aller Arbeitsschritte sind nunmehr erfasst.
Ziel ist es, die Verwaltungsprozesse wesentlich zu beschleunigen und zu verschlanken und somit den Zeitraum zwischen Rechnungseingang und Zahlbarmachung maßgeblich zu beschleunigen.
Nach einer eingehenden Schulung und Testphase wird das System zeitnah in den Echtbetrieb gehen.